瑞旭國際股份有限公司（以下簡稱「瑞旭國際」或「本公司」）重視您提供的個人資料。本政策說明您瀏覽本網站、洽詢日本房產或報名活動時，資料的使用目的、保護原則及聯絡方式。
- 資料保護原則
我們依服務需要與適用法令處理個人資料，並以與原蒐集目的相關的範圍為限。請透過官方管道提供資料，避免在公開留言中揭露證件、帳戶或其他敏感資訊；使用共用設備後，也請注意清除不必要的個人資料。 - 資料的取得與利用
我們依您主動提出的需求與相關服務安排，取得必要的聯絡或服務資料。各項處理應依已說明的目的與適用法令辦理；需要提供給其他服務對象時，應確認必要性與合法依據。- 使用目的
資料主要用於回覆房產詢問、聯絡與預約、講座報名與活動通知、客戶服務，以及您所申請服務的後續安排。若涉及另行提供的行銷資訊，您可透過聯絡窗口表示不願繼續接收。 - 資料種類
一般諮詢可能涉及姓名、電話、電子郵件、聯絡方式與您主動提供的購屋需求。進入具體交易程序時，另有需要的身分或交易資料，應由承辦窗口說明用途後，透過適當方式提供。網站也可能產生瀏覽時間、裝置與連線等技術紀錄。 - 利用範圍
期間：以完成服務目的及履行適用法令或契約義務所需期間為限。
地區：網站諮詢由台灣窗口處理；如您申請日本看屋、交易或管理服務而需跨境處理，應另行說明所涉及地區與接收對象。
對象與方式：由本公司承辦人員及服務所必要的受託單位，在相關目的範圍內聯繫、整理與處理資料。涉及日本 REICIOUS 團隊或其他服務提供者的資料提供，應依個案需求、告知內容及適用法令辦理。 - 您對資料的權利
您可依法就本公司持有的個人資料，請求查詢或閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集處理或利用，以及刪除。提出申請時，本公司可能需要確認您的身分與請求範圍，以保護資料當事人的權益。 - 提供資料的選擇
您可自由選擇是否提供資料。若欠缺回覆、預約、活動報名或具體服務所必要的資訊，可能無法完成相關安排，但仍可瀏覽本網站一般公開內容。
- 使用目的
- 安全維護
資料保護以合理的管理及技術措施為原則，包括限制存取範圍、妥善保存資料與注意傳輸安全。各項作業依資料性質與服務需要採取相應措施，避免未經授權的存取或使用。 - 申請與聯絡
如需查詢、更正或申請停止使用個人資料，請來信 ruixu@reicious.co.jp 或致電 0908-139-958，並說明您的聯絡方式與申請事項。我們會依適用法令及個案情況回覆處理方式。 - Cookie 與網站技術
本網站及所使用的網站服務，可能透過 Cookie 或類似技術維持功能、記錄偏好及分析瀏覽情況。您可在瀏覽器中管理或刪除 Cookie；限制相關技術可能影響部分功能。連往 Facebook、Instagram 或其他外部網站後，資料處理依各平台的政策辦理。 - 政策更新
本公司得因網站功能、服務安排或法令變動更新本政策，並在本頁提供最新內容。涉及不同目的或範圍的資料利用，應依需要另行告知。對政策內容有疑問，歡迎聯繫瑞旭國際。
瑞旭國際個人資料管理與安全維護原則
第一條｜管理目的
本原則以日本房產諮詢、活動與客戶服務所涉及的資料為範圍，說明人員、設備、流程與保存管理的基本要求。相關作業應依當時有效的個人資料保護法令及個別服務約定辦理。
第二條｜適用作業
本原則涵蓋本公司在諮詢、預約、講座及後續服務過程中所蒐集、保存、使用或交付的個人資料。
第三條｜管理用語
以下用語供理解資料保護作業之用：
一、資料載體：保存個人資料的紙本文件、電腦、行動設備、儲存裝置與其他媒介。
二、安全事件：資料遭未經授權存取、外洩、竄改、毀損或遺失，而可能影響當事人權益的情況。
三、作業紀錄：資料存取、變更、傳送或刪除過程所留下的時間、承辦人員與相關處理紀錄。
第四條｜作業責任
本公司應依業務規模及資料處理需求，明確分配承辦、管理與必要的支援責任，並提供適當資源執行資料保護作業。
第五條｜資料範圍
應辨識各項服務實際需要的資料種類，檢視取得方式與使用目的，避免蒐集與房產或活動服務無關的資料。
第六條｜資料與流程清冊
應依實際業務整理資料保存位置、處理流程、接觸人員與受託對象，並在服務方式或系統變動時更新。
第七條｜風險檢視
應依資料敏感程度、數量、保存環境與傳輸方式辨識風險，評估防護措施並處理可改善的作業環節。
第八條｜蒐集與使用要求
本公司處理資料時，應依下列原則確認合法性與必要性：
一、確認資料取得具有適用法令所允許的依據，並對應明確的服務目的；以同意為依據者，應留存必要的告知及同意紀錄。
二、一般房產諮詢不應要求提供與服務無關的敏感資料；如個案涉及特別受保護的資料，應先確認法令要件及必要的保護措施。
三、資料利用以告知的服務目的為原則；若有目的外利用，應另行確認法令依據與必要的告知或同意程序。
四、向客戶取得資料時，應說明本公司名稱、目的、資料種類、利用範圍、可行使的權利與不提供資料的影響。
五、提供行銷資訊時，應讓客戶有清楚的拒收方式；收到拒收通知後，應依其意思及適用法令處理後續聯繫。
六、資料處理應符合誠信與必要性原則，不應因服務便利而擴大蒐集或使用範圍。
七、因日本服務而需跨境傳送資料時，應先確認必要性、接收對象、傳送方式與適用限制，並採取相應防護。
八、服務目的已完成或保存期限屆滿時，應檢視是否仍有法定或契約上的保存理由；無必要者，應依法處理。
九、如有依法需繼續保存的資料，應記錄保存原因、範圍與必要期間，避免無限期保留。
十、應注意資料正確性；收到更正要求或發現內容有爭議時，應確認情況並依適用法令處理。
十一、客戶提出資料權利申請時，應確認身分、請求內容及處理期限；如依法無法全部辦理，應說明原因。
十二、委託外部單位處理資料時，應界定目的、範圍、安全要求與責任，並對受託作業進行適當管理。
十三、受他人委託處理資料時，如對指示的合法性有疑問，應先反映並確認，避免在不明情況下擴大使用。
十四、跨境服務所需的接收方與使用範圍，應在個案中說明；對當事人的查詢、更正或停止使用申請，也應有可銜接的窗口。
第九條｜安全管理
防護措施應配合業務性質、資料種類與作業環境，從系統、文件、人員及設備等面向規劃：
（一）系統措施：依需要設定身分驗證、存取權限與必要的資料遮蔽，注意網站及服務系統的更新、傳輸保護與異常情況。
（二）使用設備或儲存媒體前，應確認保管方式與用途；汰換、送修或轉作他用時，應先處理其中的個人資料。
（三）對敏感資料或高風險作業，應依需要採取加密、遮蔽或其他保護方式。
（四）傳送資料時，應確認收件人與內容，使用與資料性質相稱的傳輸方式。
（五）必要的備份應納入保存與存取管理，避免備份副本成為未受保護的資料來源。
（六）依紙本、電子或其他載體的特性，規劃存放、調閱與移交的安全要求。
（七）人員接觸資料應以職務所需為限，並理解保密責任與不得任意轉用的原則。
（八）不再使用的資料載體，應採取可適當消除或銷毀資料的方式；委託他人執行時，應確認處理結果。
二、資料存取與保存
（一）電子資料的作業要求：
（1）使用含有客戶資料的設備時，應妥善保管並注意登入與畫面安全；離開工作位置或作業結束後，應避免資料持續暴露。
（2）讀取或輸出資料應以承辦人員的授權範圍為限，帳號與驗證資訊不應共用或任意提供他人。
（3）完成資料處理後，應關閉不再需要的檔案與作業畫面，避免他人接續存取。
（4）依設備與系統需要維持安全更新，留意惡意程式與異常存取的風險。
（5）證件或交易等敏感資料應採較嚴格的存取管理，避免以一般公開連結或未控管方式保存。
（6）處理客戶資料的設備與資料檔案，應與公開展示或供不特定人使用的環境適當區隔。
（二）紙本文件的作業要求：
（1）保存客戶文件時，應採妥善的收納與調閱管理，避免無關人員接觸。
（2）應依保存環境評估防火、防竊與遺失風險；含有資料的設備也應注意實體與網路安全。
（3）不再需要的紙本文件，應以能避免內容被還原或辨識的適當方式處理。
三、承辦人員與權限
（一）各項服務的資料取得、整理與交付，應有明確的承辦及管理責任。
（二）應依職務安排接觸資料的範圍，並在工作變動時檢視是否仍有存取需要。
（三）人員應以核准的帳號及權限處理資料，不應分享驗證資訊或借用他人權限。
（四）帳號驗證資訊的保護與更新，應依公司要求及系統風險採適當管理。
（五）保管資料的人員應了解資料用途與保存方式，不得因個人需要自行複製或轉用。
（六）參與資料處理的人員及受託對象，應理解並遵守與職務相關的保密要求。
（七）如需接觸原授權範圍以外的資料，應先說明業務原因並完成相應確認。
（八）人員離職或職務調整時，應辦理資料移交並檢視帳號、設備及存取權限。
四、設備與環境
（一）依辦公、展示、遠端作業或其他情境，規劃適合的資料接觸與保存方式。
（二）處理資料所用設備應維持妥善狀態，並注意保管、遺失及他人使用的風險。
（三）應按環境與資料敏感程度採取相應保護，避免只以單一措施取代完整管理。
（四）保養、更新或移轉設備前，應確認資料備份、使用授權與必要防護。
（五）含有客戶資料的作業設備，不應直接開放為公眾查詢或未受控的展示工具。
（六）資料媒體的借用、攜出或複製，應有可確認用途與承辦人的管理方式。
（七）必要備份應注意原始資料與副本同時受損的可能性，並規劃適當的分離保存與防護。
（八）設備汰換、出售或轉作其他用途前，應確認其中的資料已適當移除。
（九）外部人員維修設備時，應限制不必要的資料接觸並依需要安排監督。
（十）停止使用的設備與帳號，應檢視殘留資料及連線權限，完成必要處理。
五、技術措施的檢視
（一）應依系統與資料的實際風險，檢視存取限制、保護方式與權限設定的適當性。
（二）應留意服務系統的安全更新與已知問題，降低漏洞或惡意程式造成的影響。
（三）測試系統時，原則上使用測試或去識別資料；確需使用真實資料者，應限制範圍並確認防護。
（四）應依實際需要檢視系統使用及資料存取紀錄，以辨識不合理或需改善的情況。
第十條｜事件處理
發現資料遺失、外洩或其他安全事件時，應先控制影響、保存必要紀錄並確認後續處理責任。
一、應釐清受影響的資料、原因與範圍，採取降低損害的措施，並依適用法令通知當事人及說明聯絡管道。
二、依法需要向相關機關通報者，應依當時有效的規定確認對象、內容與期限。
三、事件處理後，應檢討原因及作業弱點，更新必要防護與處理流程。
通報或通知期限應依事件性質與適用法令判斷，避免以未確認的固定期限取代個案要求。
第十一條｜人員說明與訓練
應讓參與服務的人員理解資料保護原則、職務範圍及常見風險；在作業方式或法令變動時，提供必要的說明與提醒。
第十二條｜管理檢視
應按業務與風險需要檢視資料保護作業，記錄需要調整的事項，並確認改善情況。
一、檢視政策內容與實際資料作業是否一致，必要時更新相關說明。
二、如發現可能不符法令或管理要求的情況，應確認原因並採取適當改善措施。
第十三條｜處理紀錄
依資料性質與作業需要，保留能說明資料使用與管理情形的必要紀錄：
一、資料對外提供或移交的對象、目的、依據、方式與時間。
二、資料補充、更正及正確性確認的處理情形。
三、客戶提出權利申請後的確認、回覆與辦理紀錄。
四、資料停止使用、刪除或銷毀的原因與執行方式。
五、必要的系統及資料存取紀錄。
六、備份安排、保存範圍與可用性確認紀錄。
七、人員存取授權與權限變動的紀錄。
八、安全事件的發現、處理、通知與改善情形。
九、設備與系統安全檢視所發現及處理的事項。
十、資料保護相關說明與訓練的執行情形。
十一、政策或作業管理檢視及後續改善的紀錄。
十二、因法令、契約或具體服務需要保存的其他紀錄。
第十四條｜客戶提醒
與資料保護有關的重要使用方式，應以客戶容易理解的文字說明。
提供證件或交易資料前，請確認對方身分與服務目的，並使用承辦窗口說明的官方管道。
如對資料要求、使用方式或政策內容有疑問，可先向瑞旭國際詢問，無需在公開留言中提供敏感資料。
第十五條｜服務終止與資料處理
服務結束、蒐集目的消失或保存期限屆滿後，應檢視資料是否仍有法定或契約上的保存必要，並依適用法令刪除、停止使用或採取其他適當處理。
如因服務移轉需將資料交付其他對象，應先確認合法依據、必要範圍與應履行的告知事項。
刪除或銷毀資料時，應依紙本或電子載體的特性選擇適當方式，避免內容被未經授權地還原或再次利用。
相關處理應依需要記錄以下事項：
一、停止使用、刪除或銷毀的資料範圍、方式及時間。
二、資料移交時的對象、理由、合法依據、方式與時間。
紀錄本身也應受適當保護；保存期間依適用法令、契約及必要性確認，不應無限制保留。